محتوى دبلوم الأرشفة الإلكترونية

هدف الدبلوم: يهدف دبلوم الأرشفة الإلكترونية إلى تأهيل المشاركين لتطبيق تقنيات الأرشفة الحديثة باستخدام التكنولوجيا الرقمية لتسهيل حفظ واسترجاع الوثائق والمستندات الإلكترونية. كما يهدف إلى تطوير المهارات اللازمة لإدارة الأرشيف الإلكتروني في المؤسسات وفقًا للمعايير الدولية.

---

الوحدة الأولى: مقدمة في الأرشفة الإلكترونية

1. تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهميتها
   • مفهوم الأرشفة الإلكترونية.
   • الفرق بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.
   • أهمية الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الحديثة.
2. الأساسيات القانونية والتنظيمية للأرشفة الإلكترونية
   • اللوائح والقوانين الخاصة بالأرشفة الإلكترونية.
   • معايير الأرشفة الإلكترونية الدولية (مثل ISO 15489).
   • سياسات حفظ المستندات والامتثال للمعايير القانونية.
3. فوائد الأرشفة الإلكترونية
   • تحسين كفاءة الوصول إلى البيانات.
   • تقليل تكاليف التخزين.
   • ضمان استمرارية الأعمال وحفظ البيانات.

---

الوحدة الثانية: نظم الأرشفة الإلكترونية

1. مفهوم نظم الأرشفة الإلكترونية
   • تعريف نظام الأرشفة الإلكترونية.
   • أنواع نظم الأرشفة الإلكترونية (المركزية، الموزعة).
   • مكونات النظام: البرمجيات، الأجهزة، البيانات.
2. نظام إدارة الوثائق (DMS)
   • تعريف وتطبيقات نظم إدارة الوثائق الإلكترونية.
   • كيفية اختيار النظام الأنسب للمؤسسة.
   • مقارنة بين أنظمة إدارة الوثائق مثل SharePoint، OpenText، وDocuSign.
3. تصميم نظم الأرشفة الإلكترونية
   • تصميم الهيكل التنظيمي للأرشيف الإلكتروني.
   • معايير تسمية الملفات وتنظيم الوثائق.
   • إنشاء قواعد بيانات للأرشيف الإلكتروني.

---

الوحدة الثالثة: تقنيات الأرشفة الرقمية

1. التقنيات المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية
   • مسح الوثائق (Scanning) وتحويلها إلى صيغ إلكترونية.
   • تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
   • طرق تخزين البيانات الرقمية (السحابة، الأقراص الصلبة، الأقراص المدمجة).
2. تنظيم وحفظ الوثائق الرقمية
   • طرق ترتيب الوثائق الرقمية داخل النظام.
   • إنشاء تصنيفات وفئات للوثائق.
   • استخدام الفهارس والتصنيفات الرقمية لتسهيل الوصول.
3. أدوات الأرشفة الإلكترونية
   • أدوات مسح الوثائق وتحويلها إلى نصوص قابلة للبحث.
   • برامج الأرشفة الإلكترونية مثل Alfresco وEvernote.
   • أدوات إدارة الوثائق ومراقبة نسخ البيانات.

---

الوحدة الرابعة: إدارة الأرشيف الإلكتروني

1. أساليب إدارة الأرشيف الإلكتروني
   • الخطوات الرئيسية لإنشاء وإدارة الأرشيف الإلكتروني.
   • استراتيجيات تصنيف الوثائق وتحديد حقوق الوصول.
   • تحديد الإجراءات الخاصة بحفظ الوثائق وتدميرها.
2. إجراءات الحفاظ على الأرشيف الإلكتروني
   • كيفية ضمان حماية الأرشيف من التهديدات الأمنية.
   • تأمين البيانات باستخدام التشفير.
   • تخزين النسخ الاحتياطية للبيانات لضمان استمرارية العمل.
3. إجراءات استرجاع الأرشيف الإلكتروني
   • كيفية الوصول إلى الوثائق والبيانات بسرعة.
   • استخدام محركات البحث للوصول إلى المستندات المخزنة.
   • تنظيم النظام بطريقة تتيح استرجاع البيانات بفعالية.

---

الوحدة الخامسة: الأمان وحماية الأرشيف الإلكتروني

1. أمن الأرشيف الإلكتروني
   • تأمين الأرشيف الإلكتروني ضد الهجمات الإلكترونية.
   • سياسات حماية البيانات من السرقة أو الفقدان.
   • استخدام أدوات الأمان مثل جدران الحماية والتشفير.
2. إجراءات مكافحة الفقدان والتلف في الأرشيف الإلكتروني
   • طرق حماية البيانات من التلاعب أو الفقدان.
   • تطبيق تقنيات النسخ الاحتياطي بشكل دوري.
   • ضمان توافر بيانات الأرشيف في حالة الطوارئ.
3. التوافق مع المعايير الدولية للأمان
   • أهمية تطبيق معايير الأمان الدولية مثل ISO/IEC 27001.
   • كيفية ضمان الامتثال لقوانين حماية البيانات مثل GDPR.
   • تنفيذ سياسات الوصول إلى البيانات بشكل محكم.

---

الوحدة السادسة: إدارة دورة حياة الوثائق

1. دورة حياة الوثيقة الإلكترونية
   • مراحل حياة الوثيقة الإلكترونية من الإنشاء حتى التدمير.
   • كيفية تصنيف الوثائق بحسب العمر الافتراضي.
   • تحديد توقيتات الحفظ والتدمير.
2. أدوات إدارة دورة حياة الوثائق
   • أدوات وخوارزميات إدارة الوثائق.
   • أنظمة تحكم النسخ (Version Control).
   • آلية تحديد الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها والتي يجب التخلص منها.
3. الامتثال لأحكام حفظ الوثائق
   • تحديد فترات الاحتفاظ بالوثائق بناءً على القوانين واللوائح.
   • أهمية الأرشفة في الامتثال للمعايير الصناعية.
   • عملية التخلص الآمن من الوثائق التي لا حاجة لها.

---

الوحدة السابعة: تطبيقات الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات

1. أرشفة الوثائق القانونية والإدارية
   • كيفية الأرشفة الإلكترونية للمستندات القانونية والإدارية.
   • الأمثلة على استخدام الأرشفة الإلكترونية في الشركات والمؤسسات الحكومية.
2. أرشفة البريد الإلكتروني والاتصالات
   • كيفية أرشفة الرسائل الإلكترونية.
   • استخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل Microsoft Outlook وGmail.
3. أرشفة الفواتير والوثائق المالية
   • طرق الأرشفة المالية والمحاسبية.
   • فوائد الأرشفة الإلكترونية في تحسين الشفافية وتقليل التكاليف.

---

الوحدة الثامنة: التوجهات المستقبلية في الأرشفة الإلكترونية

1. الأرشفة الإلكترونية السحابية
   • فوائد الأرشفة السحابية للمؤسسات.
   • مقارنة بين الأرشفة السحابية والأنظمة المحلية.
   • كيفية تنفيذ الأرشفة السحابية في المؤسسات.
2. تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة الإلكترونية
   • دور الذكاء الاصطناعي في تحسين الأرشفة.
   • كيفية استخدام التعلم الآلي في تصنيف المستندات.
   • أدوات الذكاء الاصطناعي مثل برامج معالجة البيانات النصية.
3. التوجهات المستقبلية في الأرشفة الإلكترونية
   • تطور تكنولوجيا الأرشفة.
   • أهمية استخدام أدوات الأرشفة الحديثة في المؤسسات.
   • مستقبل الأرشفة الإلكترونية في عصر البيانات الضخمة.

---

مدة الدبلوم:

• يتراوح من 6 إلى 12 شهرًا، حسب التوقيت الأكاديمي.

الجمهور المستهدف:

• موظفو الأرشيف، العاملون في تقنية المعلومات، المحامون، المتخصصون في إدارة المعلومات والبيانات.

الشهادة:

• يحصل المشاركون على شهادة دبلوم معتمدة في “الأرشفة الإلكترونية” بعد إتمام البرنامج بنجاح.